26 controles per jaar voor een voedingsbedrijf? Te veel is te veel!

“Door de tsunami aan regelgeving kan ik mij niet focussen op de essentie”: het is één van de vele bedenkingen van grote en kleine voedingsbedrijven. De administratieve last blijft toenemen en onze ondernemers zijn aan het eind van hun Latijn. Het personeel besteedt meer tijd aan papierwerk dan aan het produceren zelf. Om de situatie te objectiveren, voerde Fevia een enquête uit onder haar leden. De resultaten bevestigen het: de nieuwe regeringen hebben heel wat werk aan de winkel om deze situatie te verbeteren.

In totaal ontvingen we 70 antwoorden:

• 86% van de antwoorden zijn afkomstig van kmo's
• drie kwart van de ondervraagden is gevestigd in Vlaanderen
• bijna 90% produceert in België
• en de verschillende sectoren van de voedingsindustrie zijn goed vertegenwoordigd in de resultaten.

De administratieve last steeg (aanzienlijk) de afgelopen 5 jaar

Vrijwel unaniem geven de bedrijven aan dat de administratieve lasten tijdens de afgelopen regeerperiode zijn toegenomen. 97% geeft aan dat er een stijging is, waarvan 54% het heeft over een aanzienlijke stijging. Slechts 1,5% van de respondenten geeft aan dat de last verlaagd is.

Maar let op, de administratieve lasten komen niet alleen van overheidsinstanties. Ook commerciële relaties brengen hun aandeel aan administratieve rompslomp met zich mee. De verhouding tussen de overheid en de commerciële relaties is 60/40. 

Bij overheidsinstanties is 33% van de totale administratieve lasten de verantwoordelijkheid van de federale overheid, 17% van de gewesten en 7% van de gemeenten. Bij commerciële relaties wordt 24% van de administratieve last opgelegd door de aankopers en 12% door de leveranciers.  

De vijf gebieden die het meest een impact hebben op wat betreft de administratieve lasten opgelegd door de overheid zijn, in volgorde van belangrijkheid: sociale zekerheidswetgeving (100 punten), arbeidswetgeving (94 punten), voedselveiligheid en productetikettering (93 punten), belastingen (86 punten) en verpakkingen (81 punten). Opmerkelijk: duurzame ontwikkeling komt op de 6de plaats (76 punten).

Opvallend cijfer: gemiddeld werd elke onderneming in 2023 onderworpen aan 26 controles en enquêtes van allerlei aard, wat meer dan 2 per maand betekent.

De administratieve lasten kosten enorm veel

Bijna alle voedingsbedrijven moesten zich aanpassen om te kunnen omgaan met de berg aan administratieve lasten. Ze maakten op grote schaal gebruik van consultants (85% van de respondenten). Een groot deel heeft ook zijn systemen moeten aanpassen (71%) en/of taken intern herverdelen, mogelijk met extra aanwervingen (65%).

Tot slot heeft 3 op de 10 bedrijven nieuwe profielen moeten aanwerven (bv. expert in energie, in duurzame ontwikkeling,...) om aan de administratieve verplichtingen te kunnen voldoen.

Over het algemeen heeft 84% van de bedrijven gemiddeld bijna 5 voltijdse equivalenten extra moeten aannemen in de afgelopen 5 jaar om de administratieve lasten te kunnen absorberen.

Bovendien is het jammer om vast te stellen dat voor de respondenten het correct implementeren van regelgeving nog steeds een uitdaging is, en dat de ondersteuning vanuit de overheden achterblijft.

Positief punt: digitalisering 

Het kleine sprankeltje hoop in het doolhof van administratieve lasten? Digitalisering. Over het algemeen appreciëren bedrijven dat de communicatie met de overheidsinstanties meer en meer digitaal kan gebeuren. Het vereenvoudigde beheer van identiteit en toegang via de itsme®-applicatie wordt ook positief onthaald.

Toch kan deze digitalisering van de interactie met de overheid nog verder worden verbeterd. De gebruikte IT-systemen, zoals XML, zijn bijvoorbeeld vaak moeilijk te begrijpen voor bedrijven zonder interne IT-vaardigheden. Ze moeten zich dan richten tot consultants, wat natuurlijk extra kosten met zich meebrengt.

Het beheer van toegang via CSAM kan ook tijdrovend zijn, omdat het moeilijk kan zijn om precies te achterhalen welke "rol" welke toegangen precies omvat, en omdat er geen duidelijke lijst beschikbaar is.

Tot slot houden sommige IT-platforms geen rekening met bepaalde specifieke activiteiten, wat tot conflicten leidt (het platform voor de aangifte van accijnzen op alcohol is bijvoorbeeld ontwikkeld voor brouwerijen, maar niet voor kleinschalig gebruik (decimalen).

Negatief punt: de complexiteit en tegenstrijdigheden

Het grote struikelblok ligt in de complexiteit van de diverse en gevarieerde regelgeving. Dit resulteert in moeilijkheden bij de uitvoering op het terrein... en variabele interpretaties tijdens controles door de autoriteiten (bijvoorbeeld, voor gedeeltelijke vrijstellingen van de voorafbetaling van de bedrijfsvoorheffing voor nachtwerk of ploegenarbeid)!

Ander struikelblok is de soms tegenstrijdige regelgeving tussen administraties (bijvoorbeeld tussen brandpreventiediensten en het FAVV) of tussen niveaus van de overheid (bijvoorbeeld een lage-emissiezone die verschillend wordt gedefinieerd in Vlaanderen en Brussel).

Een paradigmaverandering met 3 prioriteiten

Prioriteit nummer 1: verlicht de berg administratieve lasten in plaats van ze te vergroten

Bij elke nieuwe last moet het principe gelden: “1 in, 2 out”. Daarboven moeten de autoriteiten eerst de gegevens gebruiken waar ze al over beschikken, ongeacht welke administratie of overheidslaag, voordat ze bedrijven vragen om nog een extra verklaring in te dienen. 

Prioriteit nummer 2: geef meer vertrouwen in plaats van “te muggenziften”

Veel bedrijfsleiders hebben het gevoel dat ze systematisch in het vizier van de controle-autoriteiten komen. Natuurlijk zijn controles nodig, maar ze moeten gebaseerd zijn op het principe dat het bedrijf al het mogelijke heeft gedaan om aan zijn verplichtingen te voldoen. 

Prioriteit nummer 3: zorg voor een stabiel, evenredig en samenhangend regelgevingskader

We moeten koste wat kost vermijden om voortdurend de wetgeving te wijzigen. Dit leidt tot juridische instabiliteit die moeilijk verenigbaar is met investeringen op middellange tot lange termijn. Bovendien moeten regelgevingen, waar mogelijk en wenselijk, rekening kunnen houden met de kenmerken van bedrijven, zoals anciënniteit of grootte.

Ze moeten "verhoudingsgewijs" zijn en toegevoegde waarde bieden voor het bedrijf en de overheid: grote bedrijven vragen om te rapporteren over hun indirecte CO2-uitstoot in het kader van het CSRD leidt onmiddellijk tot honderden vragenlijsten die naar al hun leveranciers en/of klanten worden gestuurd, of ze nu groot of klein zijn. Het is een gigantische massa aan werk om hun indirecte CO2-uitstoot te berekenen, een cijfer dat bovendien moeilijk controleerbaar is. 

Tot slot moeten de verschillende autoriteiten onderling consistent zijn. Een voorbeeld? Europa ontwikkelt een reeks wetgevingen, elk met een zeer lovenswaardig doel, die bedrijven verplichten om zich bezig te houden met de sociale en milieueffecten van hun waardeketen: de ontbossingsverordening, de Due Dilligence richtlijn, de verordening inzake dwangarbeid,....

Elk van deze wetgevingen heeft een verschillende scope (met name wat betreft de betrokken bedrijven) en een andere benadering. Een overleg en coördinatie tussen Europese en nationale overheidsinstanties die verantwoordelijk zijn voor deze wetgevingen, kan de administratieve last drastisch beperken.

Op basis van deze enquête gaat Fevia concrete voorstellen doen aan toekomstige regeringen om de administratieve lasten te verminderen.