10 inzichten uit een dialoog over positief aanwezigheidsbeleid

Hoe creëren we een positief aanwezigheidsbeleid op de werkvloer? Dat was het onderwerp tijdens de zesde rondetafel die Fevia in december organiseerde in het kader van haar duurzaamheidsroadmap. We spraken af bij Lantmännen Unibake in Londerzeel, waar een dertigtal vertegenwoordigers uit de voedingsketen, overheid, kennisinstellingen en ngo’s in dialoog gingen met elkaar. We distilleerden tien inzichten waarmee jouw bedrijf futureproof loopbanen kan stimuleren.

1. Luisteren loont: creëer betrokkenheid met frequente en authentieke communicatie

Hoe (vaak) er geluisterd wordt naar werknemers, is cruciaal. Ze moeten zich gehoord voelen doorheen hun hele loopbaan, startende vanaf de aanwerving. Managers die tijd vrijmaken voor zulke gesprekken geven een krachtig signaal, namelijk dat het bedrijf waarde hecht aan zijn mensen. Tegelijkertijd moet het kader van wat kan en mag helder en strak gecommuniceerd worden. Wijs de werknemers op hun verantwoordelijkheden tegenover hun collega’s en de organisatie.

Toon begrip voor de uiteenlopende behoeften van werknemers en creëer zo een omgeving waarin ze zich gehoord en gesteund voelen. Sommigen willen bijvoorbeeld autonomie binnen een duidelijk kader, terwijl anderen vooral waarde hechten aan een gevoel van verbondenheid of de mogelijkheid om vaardigheden te ontwikkelen door middel van opleidingen. 

2. De leidinggevende als spilfiguur

Leidinggevenden zijn belangrijke spilfiguren om absenteïsme succesvol aan te pakken. Ze belichamen de bedrijfscultuur op de werkvloer: welk gedrag wordt beloond en wat kan niet door de beugel? Zij moeten consequent de waarden uitdragen. Doen ze dat niet, dan kan dat leiden tot een negatieve cultuur die absenteïsme in de hand werkt.

Toch knelt hier ook het schoentje. Managers groeien vaak door vanuit een expertrol naar een leidinggevende rol, waardoor ze niet altijd geschoold zijn om leiding te geven aan een team. Ze moeten werken aan hun people skills om zo de diverse oorzaken en contexten van absenteïsme het hoofd te bieden. 

3. Het ene absenteïsme is het andere niet

Het is belangrijk dat de werkgever begrip toont voor alle contexten die kunnen leiden tot absenteïsme. De uiteenlopende oorzaken vragen om een breed scala aan oplossingen en vaardigheden. Hoe beter de werkgever begrijpt waarom een werknemer afwezig is, hoe beter hij de juiste ondersteuning kan bieden. Wat bijvoorbeeld werkt bij herhaaldelijke afwezigheden, zal niet werken bij een re-integratie na langdurige ziekte. 

Mogelijke ondersteuningsmaatregelen zijn: ergonomische verbeteringen, uitbreiding van de hospitalisatieverzekering met psychologische bijstand, progressieve werkhervatting, mindfulnessprogramma’s, postrotatie, aangepaste werktijden ... 

4. Positieve (sub)culturen als hefbomen

De werkcultuur is nog te vaak een onderschatte factor binnen organisaties, en dat terwijl ze betrokkenheid en aanwezigheid kan stimuleren. Hoe goed een bedrijfsstrategie ook is, zonder een ondersteunende cultuur is de kans op succesvolle implementatie minimaal. Houd er rekening mee dat binnen één bedrijf vaak meerdere (sub)culturen bestaan, bijvoorbeeld per productielocatie, tussen de dag- en nachtploeg of binnen verschillende afdelingen. Die dynamiek herkennen en begrijpen is een belangrijke stap naar een sterke, samenhangende bedrijfscultuur.

5. Positief belonen werkt beter

Aanwezigheid moet beloond worden. Een positieve aanpak stimuleert een verantwoordelijkheidsgevoel bij werknemers, en werkt doorgaans beter dan verplichtingen opleggen. Verschillende bedrijven boekten al positieve resultaten met beloningssystemen, waardoor ze langdurige afwezigheid konden terugdringen. Zo kan je werknemers financieel belonen na twaalf maanden zonder ziekteverzuim of arbeidsongeval. Ook collectieve beloningssystemen zijn een optie, waarbij de bonus berekend wordt op groepsniveau. 

6. Boek resultaten met een waardevol beleid

De sleutel tot succes ligt in het consequent uitdragen van je waarden als bedrijf. Creëer een cultuur van veiligheid, verbondenheid en respect, en maak structureel tijd vrij voor opleidingen over de waarden en normen van het bedrijf. Die moeten unaniem uitgedragen worden en tot uiting komen in het dagelijks handelen van de organisatie. Zo geef je dag in dag uit vorm aan een positieve werkcultuur.

7. Positief aanwezigheidsbeleid als investering

Ook de komende jaren zal de nood aan talent hoog blijven door de structurele arbeidskrapte, de demografische verschuivingen en het feit dat fysieke banen steeds minder aantrekkelijk zijn bij jongeren. Nu al inzetten op een positief aanwezigheidsbeleid met een innovatieve en effectieve aanpak is een investering op lange termijn. Bedrijven die hierop inzetten, kunnen niet alleen hun personeelsbestand stabiliseren, maar ook hun concurrentiepositie versterken.

8. Ervaringen uitwisselen helpt

Bedrijven kunnen veel leren van elkaars ervaringen, want HR-verantwoordelijken botsen op dezelfde problemen. Daarom kan het waardevol zijn om tips uit te wisselen of simpelweg begrip te tonen voor elkaars uitdagingen. Door inzichten en oplossingen te delen, versterk je niet alleen je netwerk, maar ook het gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid en inspiratie. Zo gaan ze met hernieuwde motivatie aan de slag met deze complexe thematiek. 

Enkele aanwezigen verklappen je hun belangrijkste takeaways van de rondetafel

9. Hoe kan de overheid helpen

De uitdagingen rond langdurige afwezigheid worden steeds prangender door de vergrijzing, de verschuiving naar hoogopgeleide en dienstverlenende beroepen, en de afnemende bereidheid om fysiek belastend werk te doen. Een langetermijnstrategie is nodig, maar bedrijven kunnen dit niet alleen. Een bredere ondersteuning dringt zich op, want ze botsen momenteel op verschillende knelpunten. 

Zo is de wachttijd van 9 maanden bij een formeel re-integratietraject té lang bij duidelijke gevallen van medische overmacht, bijvoorbeeld wanneer de persoon niet meer kan heffen en het duidelijk is dat terugkeren geen optie is. Er moet dan in het belang van beide partijen sneller ingegrepen worden. 

10. Succesvolle re-integratie is key

Voor een succesvolle re-integratie neem je best al tijdens de langdurige afwezigheid contact op. Bel af en toe om te vragen hoe het gaat, zonder druk uit te oefenen en rekening houdend met de beschikbaarheden van de werknemer. Zo toon je dat de werknemer belangrijk is en verlaag je de drempel om later terug aan de slag te gaan. Ook met een kaartje van het team of de directie stuur je een positief signaal. 

Na drie maanden neem je best opnieuw contact op om over re-integratie te spreken. Bij de terugkeer is het belangrijk om het team erbij te betrekken en aandacht te hebben voor de impact van bijvoorbeeld een progressieve heropstart op het team. Tot slot moet je een veilige en ondersteunende omgeving voor de werknemer creëren bij zijn of haar terugkomst.